مهارت مدیریت زمان

یکی از موضوعاتی که شبیه نقل و نبات امروزه در هر محفلی پای صحبتش به میان میآید، مدیریت زمان است.

عنوانی که مفهومش این است که زمانمان تحت کنترل ما باشد و بتوانیم از آن هوشمندانه استفاده کنیم و بهره وری بالایی داشته باشیم.

زمان یکی از موضوعاتی است که امروزه با شتاب گیری زندگیمان به اعلا درجه اهمیت رسیده و بیشمار کسب و کارها با شاخص صرفه جویی در وقت و انرژی مشتری به ارائه خدمات و محصولات خود می پردازند.

موضوع مدیریت زمان از جمله مهارتهایی است که برای توسعه فردی خود بشدت به آن نیازمندیم.

ما با مهارت مدیریت زمان، کارهای مهم و ضروری خود را که به اهداف توسعه طلبانه مان ختم میشوند را انجام می دهیم.

چرا مدیریت زمان این همه مهم است و در سالهای اخیر این موضوع در حوزه کسب و کار و توسعه فردی به این اندازه مورد توجه و تبیین قرار گرفته است؟

چون:

1– باعث افزایش بهره وری و پیشرفت ما در زمینه های مختلف فردی و اجتماعی میشود.

2- باعث افزایش اعتبار و وجهه فردی و شغلی ما میشود.

3- باعث کاهش استرس میشود.

4- باعث افزایش موقعیتهای پیشرفت و موفقیت میشود.

5- می توانیم از فرصتهای بیشتری استفاده کنیم.

6- باعث ایجاد احساس شادی و رضایتمندی میشود.

7- باعث تقویت اعتماد به نفس میشود.

و …

کم آوردن زمان، مشکلی که همه کم و بیش به نوع دریگرش هستیم.

اما علت آن چیست؟

با نگاهی دقیق تر به زندگیمان و رصد فعالیتهای روزمره میتوانیم به این عوامل برسیم :

1- شفاف نبودن رویاها و هدف گذاریهای غیر واقعی

که برای حل این موضوع باید :

هدف و رویایمان SMART باشد یعنی :

Specific: مشخص،

Measurable: قابل اندازه گیری،

Attainable: دست یافتنی،

Realistic: واقع گرایانه،/Relevant: مرتبط

Timely/Time Bound: در محدوده زمانی مشخص

2- ضعف در مهارت تصمیم گیری و تعیین اولویتها

کارهای غیر ضروری و غیر مهم در اولویتهای بالاتر قرار می گیرند.

3- ضعف در تفویض اختیار به دیگران برای انجام برخی امور

4- کمال طلبی

5– ضعف در حل مسئله

که باعث اتلاف وقت در پیدا کردن راه حل و تصمیم گیری میشود.

6- نداشتن انگیزه

که باعث میشود با سطح پایین انرژی به انجام کار بپردازیم و  در نتیجه زمان بیشتری از دست برود.

7- اهمال کاری

8- ضعف در نه گفتن

9- ضعف در مدیریت انرژی

عدم اختصاص زمان برای کارهای اصلی در اوقایتکه بیشترین انرژی و آمادگی را داریم.

اما چگونه میتوان به مهارت مدیریت زمان دست یافت؟

عوامل زیر باعث کسب این مهارت میشوند:

1- خودآگاهی

اینکه تشخیص دهیم در چه زمانهایی از طول روز بیشترین و یا کمترین انرژی را داریم و بر آن اساس کارها را اولویت بندی کنیم.

2- اولویت بندی وظایف که میتوان:

1) توسط ماتریس آیزنهاور آنرا انجام داد:

تقسیم کارها به 4 بخش:

  • مهم و اضطراری (اولویت اول)
  • مهم اما غیر اضطراری ( اولویت دوم)
  • اضطراری اما غیر مهم ( اولویت سوم و یا حذف)
  • غیراضطراری و غیر مهم ( در صورت امکان حذف)

2) استفاده ا زقانون 20-80 پارتو

با استفاده از این قانون زمان بیشتر را  به 20 درصد از کارها که باعث تحقق 80 درصد اهداف و نتایج مطلوبمان میشود، اختصاص می دهیم.

3-  مشخص کردن مدت انجام کارها

برای حصول به بهترین نتیجه ما باید مدتی را به رصد کارها و توجه به مدت زمانیکه به طور بهینه  هر کار از ما می گیرد داشته باشیم و بر آن اساس زمان پایانی برای کار در نظر بگیریم.

4- استراحت به طور منظم

گاه ما به خاطر اینکه استراحت کافی نداریم با نداشتن تمرکز و انرژی لازم برای انجام کارها باعث به طول انجامیدن آنها شده و بدین صورت زمان از کف می رود.

خواب کافی و منظم شبانه و همینطور استراحت در طول روز برای بازیابی تمرکز و توجه ضروری است.

5- منعطف بودن

برنامه را برای خودمان سخت نکنیم و در صورتیکه نتوانستیم براساس برنامه پیش برویم، خود را سرزنش نکنیم و یا دچار اضطراب نشویم.

6- یادبگیریم که به درخواستهای نامعقولی که وقتمان را سوخت میکنند نه بگوییم.

7- از برنامه های مدیریت زمان استفاده کنیم. برنامه هایی چون :

MONDAY.COM. JIRA. ASANA

FOREST : که برای مدیریت استفاده از گوشی همراه است و با هر بار اجرای تعهدتان در استفاده کم از گوشی درختی می روید و در صورت عدم تعهد درخت خشک میشود و در صورت موفقیتتان در کنترل وقت موسیقی و امکانات جدید برنامه برایتان فعال میشود.

و …

برنامه پومودورو که توسط فرانچسکو چیریلو ارائه شده و طرز کارش از فرآیند زمانی تهیه سس گوجه فرنگی گرفته شده.

این برنامه از دوره های 25 دقیقه ای برای انجام کار و زمان استراحت 5 دقیقه ای تشکیل شده که بعد از 4 دوره 25 دقیقه از انجام کار ، زمان استراحت 15 دقیقه در نظر گرفته شده است.

این برنامه بسیار کاربردی است و تمرکز بر روی یک کار را به شدت افزایش می دهد و دوره های استراحت باعث میشود که از نشستنهای طولانی برای کار که برای سلامتی مضر است، جلوگیری شود.

(این برنامه تجربه شده است و من به شخصه از همین برنامه استفاده میکنم و از روند آن راضی هستم)

برنامه های مدیریت زمان و برنامه ریزی :

Wunder list /todoist /trello/onenote/Quality Time

استفاده از بلوکه کردن زمان :

در این روش ما با اختصاص یک ساعت مشخص و زمان محدود به انجام کارهایی چون چک کردن گوشی، پاسخ به پیامها و .. میپردزایم و به این صورت با یک نظم مشخص کارهایمان را ساماندهی میکنیم.

8- حذف عوامل حواسپرتی

در هنگام انجام کارها باید از عواملی که سبب میشوند حواسمان از کار اصلی پرت شوند، دوری کنیم.

عواملی چون گوشی همراه،تلویزیون و …

9- خود داری از چند کارگی

در حین انجام کار، جواب دادن به ایمیل و پیام دوستان و یا گشت زدن در شبکه های اجتماعی باعث ازدست رفتن تمرکز و انرژی ما و در نتیجه اتلاف وقت یمشود.

10- مرتب کردن محیط کار

این کار به صورت ناخودآگاه باعث نظم دهی به ذهن میشود و هیمنطور از حواسپرتی میکاهد.

11- مسئولیت پذیر بودن

اینکه ما نسبت به کارهایمان مسئولیت پذیر بوده و تمام توجه خود را معطوف انجام درست و به موقع بدهیم.

12- پرهیز از وقفه های بی مورد در زمان انجام کار

13- خود کنترلی

ما باید به آنچنان مدیریت و خودکنترلی رسیده باشیم که بدون اینکه کسی بالای سرمان باشد به انجام وظایف محوله شغلی و  شخصی خود به درستی و بدون اتلاف وقت بپردازیم.

14- انجام کارهای اصلی و مهم در ابتدای روز

قورباغه را همان اول صبح بهتر است قورت بدهیم.

15- دوری از پرچانگی و اتلاف وقتهای پنهان

نکات آخر :

  • ابتدائن تمام کارهای که باید انجام دهیم در طول روز، هفته، ماه یا سال را باید از ذهنمان به کاغذ انتقال دهیم، که این تکنیک  GTD  نام دارد و از دیوید آلن است که در واقع برون فکنی ذهنی برای تمام کارها و ذغذغه ها است .

این تکنیک شامل :

1)جمع آوری اطلاعات (برنامه ها و کارها)

2) پردازش اطلاعات ( روزانه، هفتگی، ماهانه، سالانه و…)

3) مرتب کردن اطلاعات ( تعیین اولویتها)

4) بررسی ( اختصاص زمان مناسب)

5) انجام کار

می باشد.

  • لیست کردن برنامه روزانه یکی از ابتدایی ترین و مهم ترین راههای مدیریت زمان است که انجام هر کار را با یک تیک نشان میدهیم.
به اشتراک بگذارید
پست های مرتبط

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *