یکی از موضوعاتی که شبیه نقل و نبات امروزه در هر محفلی پای صحبتش به میان میآید، مدیریت زمان است.
عنوانی که مفهومش این است که زمانمان تحت کنترل ما باشد و بتوانیم از آن هوشمندانه استفاده کنیم و بهره وری بالایی داشته باشیم.
زمان یکی از موضوعاتی است که امروزه با شتاب گیری زندگیمان به اعلا درجه اهمیت رسیده و بیشمار کسب و کارها با شاخص صرفه جویی در وقت و انرژی مشتری به ارائه خدمات و محصولات خود می پردازند.
موضوع مدیریت زمان از جمله مهارتهایی است که برای توسعه فردی خود بشدت به آن نیازمندیم.
ما با مهارت مدیریت زمان، کارهای مهم و ضروری خود را که به اهداف توسعه طلبانه مان ختم میشوند را انجام می دهیم.
چرا مدیریت زمان این همه مهم است و در سالهای اخیر این موضوع در حوزه کسب و کار و توسعه فردی به این اندازه مورد توجه و تبیین قرار گرفته است؟
چون:
۱– باعث افزایش بهره وری و پیشرفت ما در زمینه های مختلف فردی و اجتماعی میشود.
۲- باعث افزایش اعتبار و وجهه فردی و شغلی ما میشود.
۳- باعث کاهش استرس میشود.
۴- باعث افزایش موقعیتهای پیشرفت و موفقیت میشود.
۵- می توانیم از فرصتهای بیشتری استفاده کنیم.
۶- باعث ایجاد احساس شادی و رضایتمندی میشود.
۷- باعث تقویت اعتماد به نفس میشود.
و …
کم آوردن زمان، مشکلی که همه کم و بیش به نوع دریگرش هستیم.
اما علت آن چیست؟
با نگاهی دقیق تر به زندگیمان و رصد فعالیتهای روزمره میتوانیم به این عوامل برسیم :
۱- شفاف نبودن رویاها و هدف گذاریهای غیر واقعی
که برای حل این موضوع باید :
هدف و رویایمان SMART باشد یعنی :
Specific: مشخص،
Measurable: قابل اندازه گیری،
Attainable: دست یافتنی،
Realistic: واقع گرایانه،/Relevant: مرتبط
Timely/Time Bound: در محدوده زمانی مشخص
۲- ضعف در مهارت تصمیم گیری و تعیین اولویتها
کارهای غیر ضروری و غیر مهم در اولویتهای بالاتر قرار می گیرند.
۳- ضعف در تفویض اختیار به دیگران برای انجام برخی امور
۴- کمال طلبی
۵– ضعف در حل مسئله
که باعث اتلاف وقت در پیدا کردن راه حل و تصمیم گیری میشود.
۶- نداشتن انگیزه
که باعث میشود با سطح پایین انرژی به انجام کار بپردازیم و در نتیجه زمان بیشتری از دست برود.
۷- اهمال کاری
۸- ضعف در نه گفتن
۹- ضعف در مدیریت انرژی
عدم اختصاص زمان برای کارهای اصلی در اوقایتکه بیشترین انرژی و آمادگی را داریم.
اما چگونه میتوان به مهارت مدیریت زمان دست یافت؟
عوامل زیر باعث کسب این مهارت میشوند:
۱- خودآگاهی
اینکه تشخیص دهیم در چه زمانهایی از طول روز بیشترین و یا کمترین انرژی را داریم و بر آن اساس کارها را اولویت بندی کنیم.
۲- اولویت بندی وظایف که میتوان:
۱) توسط ماتریس آیزنهاور آنرا انجام داد:
تقسیم کارها به ۴ بخش:
- مهم و اضطراری (اولویت اول)
- مهم اما غیر اضطراری ( اولویت دوم)
- اضطراری اما غیر مهم ( اولویت سوم و یا حذف)
- غیراضطراری و غیر مهم ( در صورت امکان حذف)
۲) استفاده ا زقانون ۲۰-۸۰ پارتو
با استفاده از این قانون زمان بیشتر را به ۲۰ درصد از کارها که باعث تحقق ۸۰ درصد اهداف و نتایج مطلوبمان میشود، اختصاص می دهیم.
۳- مشخص کردن مدت انجام کارها
برای حصول به بهترین نتیجه ما باید مدتی را به رصد کارها و توجه به مدت زمانیکه به طور بهینه هر کار از ما می گیرد داشته باشیم و بر آن اساس زمان پایانی برای کار در نظر بگیریم.
۴- استراحت به طور منظم
گاه ما به خاطر اینکه استراحت کافی نداریم با نداشتن تمرکز و انرژی لازم برای انجام کارها باعث به طول انجامیدن آنها شده و بدین صورت زمان از کف می رود.
خواب کافی و منظم شبانه و همینطور استراحت در طول روز برای بازیابی تمرکز و توجه ضروری است.
۵- منعطف بودن
برنامه را برای خودمان سخت نکنیم و در صورتیکه نتوانستیم براساس برنامه پیش برویم، خود را سرزنش نکنیم و یا دچار اضطراب نشویم.
۶- یادبگیریم که به درخواستهای نامعقولی که وقتمان را سوخت میکنند نه بگوییم.
۷- از برنامه های مدیریت زمان استفاده کنیم. برنامه هایی چون :
MONDAY.COM. JIRA. ASANA
FOREST : که برای مدیریت استفاده از گوشی همراه است و با هر بار اجرای تعهدتان در استفاده کم از گوشی درختی می روید و در صورت عدم تعهد درخت خشک میشود و در صورت موفقیتتان در کنترل وقت موسیقی و امکانات جدید برنامه برایتان فعال میشود.
و …
برنامه پومودورو که توسط فرانچسکو چیریلو ارائه شده و طرز کارش از فرآیند زمانی تهیه سس گوجه فرنگی گرفته شده.
این برنامه از دوره های ۲۵ دقیقه ای برای انجام کار و زمان استراحت ۵ دقیقه ای تشکیل شده که بعد از ۴ دوره ۲۵ دقیقه از انجام کار ، زمان استراحت ۱۵ دقیقه در نظر گرفته شده است.
این برنامه بسیار کاربردی است و تمرکز بر روی یک کار را به شدت افزایش می دهد و دوره های استراحت باعث میشود که از نشستنهای طولانی برای کار که برای سلامتی مضر است، جلوگیری شود.
(این برنامه تجربه شده است و من به شخصه از همین برنامه استفاده میکنم و از روند آن راضی هستم)
برنامه های مدیریت زمان و برنامه ریزی :
Wunder list /todoist /trello/onenote/Quality Time
استفاده از بلوکه کردن زمان :
در این روش ما با اختصاص یک ساعت مشخص و زمان محدود به انجام کارهایی چون چک کردن گوشی، پاسخ به پیامها و .. میپردزایم و به این صورت با یک نظم مشخص کارهایمان را ساماندهی میکنیم.
۸- حذف عوامل حواسپرتی
در هنگام انجام کارها باید از عواملی که سبب میشوند حواسمان از کار اصلی پرت شوند، دوری کنیم.
عواملی چون گوشی همراه،تلویزیون و …
۹- خود داری از چند کارگی
در حین انجام کار، جواب دادن به ایمیل و پیام دوستان و یا گشت زدن در شبکه های اجتماعی باعث ازدست رفتن تمرکز و انرژی ما و در نتیجه اتلاف وقت یمشود.
۱۰- مرتب کردن محیط کار
این کار به صورت ناخودآگاه باعث نظم دهی به ذهن میشود و هیمنطور از حواسپرتی میکاهد.
۱۱- مسئولیت پذیر بودن
اینکه ما نسبت به کارهایمان مسئولیت پذیر بوده و تمام توجه خود را معطوف انجام درست و به موقع بدهیم.
۱۲- پرهیز از وقفه های بی مورد در زمان انجام کار
۱۳- خود کنترلی
ما باید به آنچنان مدیریت و خودکنترلی رسیده باشیم که بدون اینکه کسی بالای سرمان باشد به انجام وظایف محوله شغلی و شخصی خود به درستی و بدون اتلاف وقت بپردازیم.
۱۴- انجام کارهای اصلی و مهم در ابتدای روز
قورباغه را همان اول صبح بهتر است قورت بدهیم.
۱۵- دوری از پرچانگی و اتلاف وقتهای پنهان
نکات آخر :
- ابتدائن تمام کارهای که باید انجام دهیم در طول روز، هفته، ماه یا سال را باید از ذهنمان به کاغذ انتقال دهیم، که این تکنیک GTD نام دارد و از دیوید آلن است که در واقع برون فکنی ذهنی برای تمام کارها و ذغذغه ها است .
این تکنیک شامل :
۱)جمع آوری اطلاعات (برنامه ها و کارها)
۲) پردازش اطلاعات ( روزانه، هفتگی، ماهانه، سالانه و…)
۳) مرتب کردن اطلاعات ( تعیین اولویتها)
۴) بررسی ( اختصاص زمان مناسب)
۵) انجام کار
می باشد.
- لیست کردن برنامه روزانه یکی از ابتدایی ترین و مهم ترین راههای مدیریت زمان است که انجام هر کار را با یک تیک نشان میدهیم.
آخرین دیدگاهها