یکی از موضوعاتی که شبیه نقل و نبات امروزه در هر محفلی پای صحبتش به میان میآید، مدیریت زمان است.

عنوانی که مفهومش این است که زمانمان تحت کنترل ما باشد و بتوانیم از آن هوشمندانه استفاده کنیم و بهره وری بالایی داشته باشیم.

زمان یکی از موضوعاتی است که امروزه با شتاب گیری زندگیمان به اعلا درجه اهمیت رسیده و بیشمار کسب و کارها با شاخص صرفه جویی در وقت و انرژی مشتری به ارائه خدمات و محصولات خود می پردازند.

موضوع مدیریت زمان از جمله مهارتهایی است که برای توسعه فردی خود بشدت به آن نیازمندیم.

ما با مهارت مدیریت زمان، کارهای مهم و ضروری خود را که به اهداف توسعه طلبانه مان ختم میشوند را انجام می دهیم.

چرا مدیریت زمان این همه مهم است و در سالهای اخیر این موضوع در حوزه کسب و کار و توسعه فردی به این اندازه مورد توجه و تبیین قرار گرفته است؟

چون:

۱– باعث افزایش بهره وری و پیشرفت ما در زمینه های مختلف فردی و اجتماعی میشود.

۲- باعث افزایش اعتبار و وجهه فردی و شغلی ما میشود.

۳- باعث کاهش استرس میشود.

۴- باعث افزایش موقعیتهای پیشرفت و موفقیت میشود.

۵- می توانیم از فرصتهای بیشتری استفاده کنیم.

۶- باعث ایجاد احساس شادی و رضایتمندی میشود.

۷- باعث تقویت اعتماد به نفس میشود.

و …

کم آوردن زمان، مشکلی که همه کم و بیش به نوع دریگرش هستیم.

اما علت آن چیست؟

با نگاهی دقیق تر به زندگیمان و رصد فعالیتهای روزمره میتوانیم به این عوامل برسیم :

۱- شفاف نبودن رویاها و هدف گذاریهای غیر واقعی

که برای حل این موضوع باید :

هدف و رویایمان SMART باشد یعنی :

Specific: مشخص،

Measurable: قابل اندازه گیری،

Attainable: دست یافتنی،

Realistic: واقع گرایانه،/Relevant: مرتبط

Timely/Time Bound: در محدوده زمانی مشخص

۲- ضعف در مهارت تصمیم گیری و تعیین اولویتها

کارهای غیر ضروری و غیر مهم در اولویتهای بالاتر قرار می گیرند.

۳- ضعف در تفویض اختیار به دیگران برای انجام برخی امور

۴- کمال طلبی

۵– ضعف در حل مسئله

که باعث اتلاف وقت در پیدا کردن راه حل و تصمیم گیری میشود.

۶- نداشتن انگیزه

که باعث میشود با سطح پایین انرژی به انجام کار بپردازیم و  در نتیجه زمان بیشتری از دست برود.

۷- اهمال کاری

۸- ضعف در نه گفتن

۹- ضعف در مدیریت انرژی

عدم اختصاص زمان برای کارهای اصلی در اوقایتکه بیشترین انرژی و آمادگی را داریم.

اما چگونه میتوان به مهارت مدیریت زمان دست یافت؟

عوامل زیر باعث کسب این مهارت میشوند:

۱- خودآگاهی

اینکه تشخیص دهیم در چه زمانهایی از طول روز بیشترین و یا کمترین انرژی را داریم و بر آن اساس کارها را اولویت بندی کنیم.

۲- اولویت بندی وظایف که میتوان:

۱) توسط ماتریس آیزنهاور آنرا انجام داد:

تقسیم کارها به ۴ بخش:

• مهم و اضطراری (اولویت اول)
• مهم اما غیر اضطراری ( اولویت دوم)
• اضطراری اما غیر مهم ( اولویت سوم و یا حذف)
• غیراضطراری و غیر مهم ( در صورت امکان حذف)

۲) استفاده ا زقانون ۲۰-۸۰ پارتو

با استفاده از این قانون زمان بیشتر را  به ۲۰ درصد از کارها که باعث تحقق ۸۰ درصد اهداف و نتایج مطلوبمان میشود، اختصاص می دهیم.

۳-  مشخص کردن مدت انجام کارها

برای حصول به بهترین نتیجه ما باید مدتی را به رصد کارها و توجه به مدت زمانیکه به طور بهینه  هر کار از ما می گیرد داشته باشیم و بر آن اساس زمان پایانی برای کار در نظر بگیریم.

۴- استراحت به طور منظم

گاه ما به خاطر اینکه استراحت کافی نداریم با نداشتن تمرکز و انرژی لازم برای انجام کارها باعث به طول انجامیدن آنها شده و بدین صورت زمان از کف می رود.

خواب کافی و منظم شبانه و همینطور استراحت در طول روز برای بازیابی تمرکز و توجه ضروری است.

۵- منعطف بودن

برنامه را برای خودمان سخت نکنیم و در صورتیکه نتوانستیم براساس برنامه پیش برویم، خود را سرزنش نکنیم و یا دچار اضطراب نشویم.

۶- یادبگیریم که به درخواستهای نامعقولی که وقتمان را سوخت میکنند نه بگوییم.

۷- از برنامه های مدیریت زمان استفاده کنیم. برنامه هایی چون :

MONDAY.COM. JIRA. ASANA

FOREST : که برای مدیریت استفاده از گوشی همراه است و با هر بار اجرای تعهدتان در استفاده کم از گوشی درختی می روید و در صورت عدم تعهد درخت خشک میشود و در صورت موفقیتتان در کنترل وقت موسیقی و امکانات جدید برنامه برایتان فعال میشود.

و …

برنامه پومودورو که توسط فرانچسکو چیریلو ارائه شده و طرز کارش از فرآیند زمانی تهیه سس گوجه فرنگی گرفته شده.

این برنامه از دوره های ۲۵ دقیقه ای برای انجام کار و زمان استراحت ۵ دقیقه ای تشکیل شده که بعد از ۴ دوره ۲۵ دقیقه از انجام کار ، زمان استراحت ۱۵ دقیقه در نظر گرفته شده است.

این برنامه بسیار کاربردی است و تمرکز بر روی یک کار را به شدت افزایش می دهد و دوره های استراحت باعث میشود که از نشستنهای طولانی برای کار که برای سلامتی مضر است، جلوگیری شود.

(این برنامه تجربه شده است و من به شخصه از همین برنامه استفاده میکنم و از روند آن راضی هستم)

برنامه های مدیریت زمان و برنامه ریزی :

Wunder list /todoist /trello/onenote/Quality Time

استفاده از بلوکه کردن زمان :

در این روش ما با اختصاص یک ساعت مشخص و زمان محدود به انجام کارهایی چون چک کردن گوشی، پاسخ به پیامها و .. میپردزایم و به این صورت با یک نظم مشخص کارهایمان را ساماندهی میکنیم.

۸- حذف عوامل حواسپرتی

در هنگام انجام کارها باید از عواملی که سبب میشوند حواسمان از کار اصلی پرت شوند، دوری کنیم.

عواملی چون گوشی همراه،تلویزیون و …

۹- خود داری از چند کارگی

در حین انجام کار، جواب دادن به ایمیل و پیام دوستان و یا گشت زدن در شبکه های اجتماعی باعث ازدست رفتن تمرکز و انرژی ما و در نتیجه اتلاف وقت یمشود.

۱۰- مرتب کردن محیط کار

این کار به صورت ناخودآگاه باعث نظم دهی به ذهن میشود و هیمنطور از حواسپرتی میکاهد.

۱۱- مسئولیت پذیر بودن

اینکه ما نسبت به کارهایمان مسئولیت پذیر بوده و تمام توجه خود را معطوف انجام درست و به موقع بدهیم.

۱۲- پرهیز از وقفه های بی مورد در زمان انجام کار

۱۳- خود کنترلی

ما باید به آنچنان مدیریت و خودکنترلی رسیده باشیم که بدون اینکه کسی بالای سرمان باشد به انجام وظایف محوله شغلی و  شخصی خود به درستی و بدون اتلاف وقت بپردازیم.

۱۴- انجام کارهای اصلی و مهم در ابتدای روز

قورباغه را همان اول صبح بهتر است قورت بدهیم.

۱۵- دوری از پرچانگی و اتلاف وقتهای پنهان

نکات آخر :

• ابتدائن تمام کارهای که باید انجام دهیم در طول روز، هفته، ماه یا سال را باید از ذهنمان به کاغذ انتقال دهیم، که این تکنیک  GTD  نام دارد و از دیوید آلن است که در واقع برون فکنی ذهنی برای تمام کارها و ذغذغه ها است .

این تکنیک شامل :

۱)جمع آوری اطلاعات (برنامه ها و کارها)

۲) پردازش اطلاعات ( روزانه، هفتگی، ماهانه، سالانه و…)

۳) مرتب کردن اطلاعات ( تعیین اولویتها)

۴) بررسی ( اختصاص زمان مناسب)

۵) انجام کار

می باشد.

• لیست کردن برنامه روزانه یکی از ابتدایی ترین و مهم ترین راههای مدیریت زمان است که انجام هر کار را با یک تیک نشان میدهیم.