این یادداشت یک تفکر مکتوب برای بهینه سازی برنامه روزانه ام است که امیدوارم رهاوردش نکات خوب و سودمندی برای خودم و شما مخاطب عزیز باشد.

خب اول اولش این است که هر روز یک لیست از همه کارهاییکه باید در روز انجام بدهم را مینویسم.( البته نوشتن برنامه از شب قبل بهترین کار است.)

سعی میکنم بر حسب اولویت لیستم را شماره گزاری کنم و با انجام هر کار تیک مربوطه یا ضربدر را میزنم.

روزهایی هست که کارهای زیادی برای انجام وجود دارند و گاه به آن کارهای ته جدول نمیرسم و تکرار این رخداد باعث میشود که کم کم احساس کنم که یکجای کار میلنگد.( البته اگر برنامه منصفانه ای بوده باشد.)

اینکه در بعضی روزها به کارهایی نرسم خب طبیعی است، چون شرایط  دست آدم نیست و گاهی اتفاقهای غیر مترقبه و کسالت و بیماری پیش میاید.

اما اینکه هر روز ۲۰ تا کار را بنویسی و بعد ۱۰ تایش را انجام دهی و ۱۰ تا همچنان آن ته جدول چشم براه تیک و ضربدر بمانند، خب این نشان میدهد که طراحی برنامه واقع بینانه نبوده و  اجرای آن هم اصولی نبوده است.

فکری که امروز به ذهنم رسید این بود که در انتهای هر کار باید زمانی معقول هم به آن اختصاص داد.

و هر زمان که برای کاری اختتامیه مشخصی در نظر نمیگیرم، آن کار میتواند در حق کارهای دیگر لیست بی انصافی و تعدی کند و آنها را از گردونه ی انجام حذف کند.

آمدم از برنامه مدیریت زمان برای پایان دهی کارها استفاده کردم.

همین الان الانش داغ داغ در حال استفاده از پومودو رو هستم.

اگر با برنامه پومودورو آشنا نیستید در یادداشت مدیریت زمان درباره اش گفته ام.

یعنی مدت زمان 25 دقیقه برای کارها در نظر گرفتم که صد البته برخی کارها زودتر از 25 دقیقه به پایان خواهند رسید و برخی دیگر باید پومودوروی بعدی را برایشان روشن کنم و …

اما محدود کردن کار به یک مدت زمان تعیین شده باعث تسریع و تمرکز بر روی انجام آن میشود.

بدون در نظر گرفتن پایانی برای کارها اغلب وقت سوزیهای بسیاری اتفاق می افتد که خیلی نامحسوس زمان را به سرقت میبرند.

آیا قانون پارکینسون به گوشتان خورده است؟

اگر با این قانون آشنایی نداشته باشید  در نگاه اول به یاد بیماری پارکینسون میافتید اما داستان چیز دیگری است. در واقع این نام مبدع این قانون است.

ساریل پارکینسون.

این قانون میگوید :

“هر کار به اندازه زمانی که برای آن تخصیص داده شده، طول می‌کشد. “

پارکینسون می‌گوید حتی اگر به کارهای پیش پا افتاده و آسان وقت زیادی اختصاص دهیم، باعث پیچیدگی و سختی آن‌ها می‌شویم.

هرچه زمانی که برای انجام کاری اختصاص می دهیم  کوتاه‌تر شود، آن کار ساده‌تر و آسان‌تر به انجام می‌رسد.

یعنی با کش آمدن زمان کارها هم کش میایند و پیچیده و سخت تر میشوند.

اصلن همین زمان کم باعث میشود که خلاقیت در حین انجام کار هم بالا رود و راههای جدید بهینه کار کردن را نیز کشف کنیم.

و من این را به عینه تجربه کرده ام. زمانیکه کارمند بودم هر وقت مدیر گزارشی را میخواست که باید در ساعت مقرر به دستش میرسید،  گزارشی که در روزهای قبل با وقت پراکنیهای لابلای کارها و پرداختن به امور دیگه شاید 3 ساعت انجامش طول میکشید ظرف مدت 1 ساعت آماده میشد.

چرا؟

چون ضرب الاجل باعث میشود که ما تمام تمرکز و تلاشمان را معطوف به کار کنیم و از هدر رفت انرژی در زمینه های دیگر که باعث افت سرعت کار و از دست رفتن تمرکز میشود جلوگیری کنیم.

این صحنه شاید برای شما همراه شاغل هم آشنا باشد.

مدیرتان گزارشی مهمی را در اسرع وقت از شما خواسته و دوست همکارتان از راه میرسد و برای شما خاطره ای تعریف میکند و مثلن میخواهد دلشادتان کند و شما یک کلمه هم از حرفهایش را نمیشنوید و تمام تمرکزتان روی صفحه نمایش سیستم و صفحه کلید است و گاه سرتان را به نشانه تایید تکان میدهید وگاه هم لبخندهای تصنعی به دوستتان تحویل میدهید که یعنی بله چقدر مشعوف شدم.

مبینید شما تمام حواستان به کارتان است.

مشکل ما در اجرای ناموفق برنامه هایمان گاه همین تعیین نکردن خط پایان است که وقتی با کمال گرایی دیرینه هم ترکیب میشود، مغلوب میشویم و کاری از پیش نمیبریم.

و من از امروز هدفمند تر با استفاده از همین تکنیک پومودورو و همینطور تعیین زمان مناسب ( حواسمان باید باشد که نه زمان را خیلی کوتاه کنیم که از انجام کار صرف نظر کنیم و یا کیفیت کار را پایین بیاوریم و نه آنقدر طولانی که باز هم مشکل اتلاف وقت تکرار شود.) با تعیین زمان خاتمه برای کارهایم سعی میکنم که درصد تحقق برنامه روزانه ام را بالا ببرم.

شما چطور ؟

راه کار دیگری دارید؟

راستی برای اطلاعات بیشتر درباره قانون پارکینسون میتوانید این مقاله را بخوانید.